Pentingnya digitalisasi administrasi pendidikan bagi sekolah di era digital 4.0 ini, menjadi salah satu PR dan usaha yang harus dilakukan oleh semua sekolah. Selain untuk mengoptimalkan pengelolaan administrasi sekolah, digitalisasi administrasi pendidikan juga berguna untuk meningkatkan branding dari suatu sekolah itu sendiri.
Dunia pendidikan sekarang ini sepatutnya harus melebarkan sayap dengan menerapkan teknologi demi menunjang setiap operasional dan keperluannya. Oleh sebab itu banyak lembaga pendidikan seperti sekolah, universitas ataupun lembaga pendidikan informal yang mulai beralih menggunakan teknologi ataupun mendigitalisasikan administrasi pendidikan mereka.
Hal tersebut tentu bukan tanpa alasan, melainkan bertujuan untuk membuat semua operasional administrasi di sekolah terpenuhi sebagaimana mestinya dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Banyak upaya untuk mendigitalisasikan administrasi pendidikan di sekolah, salah satunya dengan menggunakan aplikasi seperti EDOO.
Pengertian Digitalisasi
Digitalisasi adalah sebuah proses perubahan informasi dari yang analog menjadi informasi digital. Dalam hal tersebut, informasi yang dulunya hanya berbentuk fisik seperti tulisan tangan atau gambar, maka diproses menjadi format elektronik yang lebih mudah untuk diolah, diterima dan disebarluaskan melalui media digital.
Selain itu dengan adanya digitalisasi ini pengelolaan data yang dilakukan oleh tenaga administrasi sekolah bisa lebih terencana, dapat dianalisis dengan baik, lebih efisien dan membantu memudahkan akses terhadap informasi serta mempercepat proses pengambilan suatu keputusan.
Digitalisasi administrasi pendidikan menjadi salah satu faktor penting yang bisa meningkatkan dan mempermudah proses akreditasi sekolah. Kualitas serta kapasitas suatu sekolah dalam pengelolaan data seperti data-data peserta didik, kurikulum, dan berkas penting lainnya merupakan salah satu indikator yang harus diperhatikan.
Oleh sebab itu, digitalisasi administrasi pendidikan merupakan jawaban terbaik dari sistem administrasi sekolah yang mulanya hanya berbasis kertas dan manual. Tentunya segala kemudahan akan dapat diperoleh ketika menerapkan digitalisasi di bidang administrasi pendidikan itu sendiri, sehingga membuat EDOOcator maupun warga sekolah lain lebih produktif dan meningkatkan kualitas pekerjaan.
5 Manfaat Penting Digitalisasi Administrasi Pendidikan Bagi Sekolah
Kemajuan teknologi yang pesat telah memberikan dampak yang cukup signifikan dalam dunia pendidikan. Berikut penjelasan terkait 5 manfaat digitalisasi administrasi pendidikan bagi sekolah.
- Peningkatan Produktivitas Kerja
Sistem administrasi yang konvensional atau manual telah menguras banyak tenaga dan waktu, sehingga dapat menghambat berbagai target yang telah disusun sebelumnya. Namun melalui digitalisasi administrasi pendidikan dengan bantuan teknologi dan perangkat lunak (aplikasi), EDOOcator atau tenaga administrasi sekolah dapat dengan mudahnya mengelola data tanpa mengorbankan tanggung jawab lainnya. Oleh sebab itu, pengelolaan administrasi secara digital bisa meningkatan produktivitas kerja dalam segala hal.
2. Penyimpanan Data Tanpa Khawatir
Setiap sekolah pastinya memiliki berbagai data, bahkan dapat dikatakan data yang dimiliki sekolah itu sangatlah banyak. Sayangnya masih ada banyak sekolah yang memilih menyimpan data tersebut secara konvensional atau manual. Padahal jika sistem administrasi sekolah sudah terdigitalisasi dengan baik, maka setiap data bisa terinput rapi tanpa khawatir akan adanya hal yang tidak diinginkan. Seperti kehilangan data-data penting, atau mungkin data yang tercecer.
3. Lebih Paperless
Administrasi pendidikan yang masih secara manual sangatlah bergantung kepada penggunaan kertas yang tentu saja tidak efisien. Berkat digitalisasi administrasi pendidikan, tenaga administrator sekolah dapat mengurangi biaya kertas percetakan, sehingga dananya bisa dialokasikan kepada sektor lain yang lebih penting.
Pada proses administrasi pendidikan dahulu penggunaan sangat krusial, namun dengan adanya digitalisasi administrasi pendidikan ini penggunaan kertas bisa lebih di tekan lagi. Bahkan, sekolah bisa menjadi pahlawan guna membantu untuk menyelamatkan bumi dengan menekan angka penggunaan kertas. Selain itu, digitalisasi administrasi pendidikan juga telah mengurangi penggunaan ruang untuk berkas kertas serta resiko-resiko lainnya seperti basah, rayap, dan terbakar.
4. Penyampaian Informasi Lebih Cepat dan Efisien
Penyampaian informasi secara masal dan tertata dengan menerapkan digitalisasi administrasi pendidikan, bisa memberikan kemudahan bagi semua warga sekolah tanpa terkecuali. Berkat pengelolaan yang baik terhadap akun email, no handphone, dan data lainnya, EDOOcator maupun tenaga administrator sekolah dapat lebih mudah dalam menyampaikan sebuah informasi. Selain itu melalui manajemen informasi yang sudah baik, pihak sekolah bisa menyampaikan bermacam-macam informasi mengenai penunjang keahlian seperti sertifikasi guru, pelatihan guru, dan in house training.
5. Aksesibilitas dan Keterbukaan Informasi
Digitalisasi administrasi pendidikan mempermudah akses informasi dan data bagi siswa, guru, tenaga administrator sekolah maupun orang tua siswa dari mana pun dan kapan pun. Kemudahan dalam akses tersebut bisa menjadi bahan evaluasi bagi pihak ketiga dalam merencanakan kerja sama dan program-program lainnya. Hal tersebut sangatlah penting sebagai branding terbaik bagi sekolah, supaya lebih dikenal oleh masyarakat secara luas.
Demikianlah penjelasan mengenai beberapa manfaat penting digitalisasi administrasi pendidikan di sekolah. Berkat digitalisasi administrasi pendidikan tersebut EDOOcator ataupun tenaga administrator sekolah dapat terbantu dalam pekerjaannya. Selain itu, keberadaan digitalisasi administrasi pendidikan juga menunjukkan bahwa dunia semakin berkembang ke arah yang lebih baik dan terbarukan.